Digitaler Rekorder ersetzt unhandliche Papiertabellen

12. Juli 2022

Papierschreiber gibt es schon seit mehr als 100 Jahren. Eines der ersten Exemplare wurde 1915 für die Umweltüberwachung patentiert. Die damals verwendeten Schreiber - farbige Stifte, die Prozessdaten auf ein kreisförmiges Papier aufzeichneten - unterscheiden sich nicht wesentlich von den Schreibern, die heute noch in lebensmittelverarbeitenden Betrieben verwendet werden, so Natalee Kauffman, Vertriebsleiterin bei Central States Industrial (CSI). "Moderne Schreiber verwenden zwar digitale Sensoren für genauere Berichte, aber die Entwicklung der Technik hat sich nicht wesentlich verändert", sagt sie.

CSI ist autorisierter Vertriebspartner für Anderson Negele's Paperless Process Recorder (PPR), ein digitales Aufzeichnungssystem, das bei der Pasteurisierung, der CIP-Reinigung (Clean in Place), der COP-Reinigung (Clean out of Place), der Rohsilo-Überwachung oder jeder anderen Lebensmittel- oder Getränkeanwendung eingesetzt werden kann, bei der normalerweise ein Papierschreiber zur Überwachung der Prozessparameter verwendet wird. Mit der Cloud-basierten Software von Legendary werden die Aufzeichnungen der PPRs sicher an einem Ort gespeichert, so dass Qualitätsmanager oder andere autorisierte Benutzer bequem aus der Ferne auf die Aufzeichnungen zugreifen, sie überprüfen, mit Anmerkungen versehen und genehmigen können.

Kauffman erläuterte zusammen mit Neil O'Connor, dem nationalen Key Account Manager von Anderson Negele, und Nathan Collins, dem regionalen Verkaufsdirektor von Anderson Negele, den Bedarf der Lebensmittel- und Getränkeindustrie an einer digitalen Version des traditionellen Papierschreibers und die Funktionsweise des PPR und der Legendary-Software.

• PFW: Wenn sich in den letzten 100 Jahren in der Lebensmittelverarbeitung so viel geändert hat, warum werden dann diese Papierschreiber heute noch so häufig verwendet?

Kauffman: Wenn man an die Fortschritte in der Lebensmittelverarbeitung und die Umsetzung des FSMA, des Food Safety Modernization Act, denkt, ist es erstaunlich, dass wir immer noch mit dieser Technik aus dem Jahr 1911 arbeiten. Ich glaube, in vielen Fällen sind wir alle Opfer des Prinzips "Wenn es nicht kaputt ist...", aber das Traurige ist, dass es wirklich kaputt ist. Die Aufzeichnung von Karten auf Papier ist sehr zeitaufwändig und umständlich.

Collins: Ich stelle fest, dass in dieser Branche jedes Mal, wenn man etwas ändert, auch ein Zertifizierungsverfahren mit geändert werden muss. Wenn man lange Zeit mit Papiertafeln gearbeitet hat, gibt es einen bestehenden Arbeitsablauf in diesem Prozess. Und um diesen Prozess plötzlich zu ändern, muss nicht nur eine einzelne Person, sondern das ganze Unternehmen zustimmen. Wie sieht also der Prozess der Veränderung aus? Was sind die Voraussetzungen? Einer unserer Kampagnenslogans lautet: "Es ist ganz einfach". Es ist so einfach, das ist es wirklich. Aber es geht um Veränderung. Ist Veränderung wirklich jemals einfach?

• PFW: Helfen Sie mir zu verstehen, wie ein Papierschreiber normalerweise funktioniert.

Collins: Wenn alles die ganze Zeit zu 100 % perfekt liefe, würden Sie auf dem Papierdiagramm eine scheinbar gerade Linie sehen. Wenn Sie dann eine Abweichung von dieser Linie sehen, deutet das auf eine Änderung der Betriebsbedingungen hin. Jedes Mal, wenn sich der Betriebszustand ändert, muss jemand einen manuellen Vermerk auf dem Diagramm machen und erklären, was die Abweichung ist und warum sie passiert ist.

Ein Papierprotokoll zeichnet einen bestimmten Zeitraum auf, sagen wir 12 Stunden, und wird nach Ablauf dieses Zeitraums zu einem Qualitätssicherungsbeauftragten gebracht. Der Qualitätssicherungsbeauftragte geht das Krankenblatt durch und prüft, ob alle Eintragungen korrekt sind. Oftmals sind sie das nicht. Wenn dies der Fall ist, muss der Qualitätsbeauftragte die Karte wieder an den Linienbeauftragten oder denjenigen, der die Linie leitet, weitergeben, damit dieser die korrekten Anmerkungen vornimmt. Der Qualitätsbeauftragte kann diese Anmerkungen nicht für den Bediener machen; das muss der Bediener selbst tun. Sobald die Karte vollständig beschriftet ist, wird sie vom Qualitätsbeauftragten abgesegnet. Die Karten werden dann für Audits aufbewahrt. Ich glaube, sie müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Sie können sich also vorstellen, dass alle 12 Stunden eine Karte erstellt wird, und das sieben Jahre lang.

Was passiert nun, wenn Sie in einer Molkerei oder einem Saftbetrieb Karten sammeln und eine Karte auf den Boden fallen lassen? Die Tinte verschmiert, richtig? Die Tinte verschwindet und die Karte könnte sogar reißen. Allein der Arbeitsablauf, um all diese Karten wieder korrekt zu beschriften, ist schon ein Kraftakt für sich. Und was passiert dann, wenn Sie geprüft werden? Ich habe also Diagramme für sieben Jahre, und jemand möchte sehen, was vor sechs Monaten passiert ist. Was ist der Prozess, den ich durchlaufen muss - Lagerkisten, buchstäblich Lagereinheiten, die jemand durchgehen muss, um eine bestimmte Akte zu finden, ist eine überwältigende Aufgabe.

Kauffman: Und das sind nur die Folgen von menschlichem Versagen. Es gibt eine Menge mechanisches Versagen. Wenn der Stiftarm bricht, wenn die Marker nicht funktionieren oder trocken sind, dann sind die Karten wertlos. Mechanisches Versagen gibt es ständig. Oder einem Betrieb gehen vielleicht die Karten aus. Oder schlimmer noch, sie bestellen die falschen Karten - für den falschen Zeitraum.

• PFW: Was passiert mit dem Qualitätsmanager, wenn die papierlose Lösung eingeführt ist?

O'Connor: Nun, ihr Leben ist viel einfacher. Mit der Cloud können sie tatsächlich an ihrem Schreibtisch sitzen, anstatt eine halbe Meile weit zu laufen, um ein Stück Papier zu holen und es hin und her zu bringen. Aber sie können auch alles auf dem Computer überprüfen, um alle Informationen zu erhalten, und sie können die Tabellen verbessern.

Collins: Die Art und Weise, wie die Daten verarbeitet werden - und die Integrität der Daten - ist einer der wichtigsten Wettbewerbsvorteile von PPR. Das liegt daran, dass die Verarbeitung der Daten von unserer Legendary-Software übernommen wird. Das bedeutet, dass niemand diese Daten ändern kann. Es spielt keine Rolle, welche Berechtigungs- oder Zugriffsebene Sie haben; Sie können nicht zurückgehen und die Daten ändern.

Kauffman: Das heißt aber nicht, dass Sie keine Anmerkungen hinzufügen können.

Collins: Richtig. Aber der Datensatz ist immer da. Wer das ändert, was sich ändert, ist alles dokumentiert. Aber man kann nicht zurückgehen und sagen, dass die Temperatur hier nicht wirklich gesunken ist.

Kauffman: Unter dem Gesichtspunkt der Lebensmittelsicherheit ist es am wichtigsten, dass das Ergebnis genau ist und nicht der menschlichen Interpretation überlassen wird.

Collins: Richtig. Sie werden nicht zurückgehen und die Tinte von diesem Diagramm löschen und die Linie glätten, um einen möglichen Fehler in Ihrer Lebensmittelverarbeitung zu vertuschen. Wir müssen also sicherstellen, dass dies auch digital nicht möglich ist. Das hat viel damit zu tun, wie wir mit den Informationen umgehen und warum sie in der Cloud und nicht auf der Festplatte eines anderen gespeichert werden.

Der Prozess wird dadurch sehr viel einfacher. Wenn ein Datensatz fertig ist, wird er in eine Warteschlange für die Qualitätssicherungsmitarbeiter gestellt. Sie sehen ihn durch, und wenn etwas mit den Anmerkungen nicht stimmt, schicken sie ihn an die PPR-Einheit zurück. Der Bediener in der Abteilung kann nun diese Anmerkungen und Änderungen vornehmen und das Diagramm dann erneut an den Qualitätsbeauftragten übermitteln. Alles wird digital abgewickelt.

Stellen Sie sich nun vor, Sie führen eine Prüfung durch. Anstatt nach Ihrer Schachtel mit den aufbewahrten Papierdiagrammen zu suchen, geben Sie einfach das Datum in die Software ein und klicken auf das entsprechende Diagramm. Das Ergebnis ist eine schön formatierte Grafik, die Sie auf einen Bildschirm projizieren oder per E-Mail an den Kunden senden können. Audits sind also nicht mehr etwas, auf das Sie sich vorbereiten müssen, indem Sie Kisten organisieren. Stattdessen können Sie Audits im Wesentlichen in Echtzeit durchführen.

• PFW: Erläutern Sie, inwiefern die PPR diesen Prozess einheitlicher macht als die Papiermethode.

Kauffman: Denn es geht hier nicht mehr um Kritzeleien auf einem runden Blatt Papier oder um mechanische Fehler. Sie haben es nicht mehr mit diesen mildernden Faktoren zu tun, die eine Person durchlesen und herausfinden muss.

Collins: Außerdem befinden sich die Anmerkungen in einem Dropdown-Menü, so dass die Anmerkungen viel konsistenter sind. Bei den Anmerkungen handelt es sich um Auswahlmöglichkeiten und nicht nur um Schrift.

• PFW: Was ist nötig, um einen Papierschreiber durch den PPR zu ersetzen?

Collins: Sind Sie bereit für diese Aufgabe? Sie nehmen genau die gleichen Sensoren, die Sie bei den Papierschreibern haben, und schließen sie an das PPR-Gerät an.

• PFW: Kein Bedarf für Rip and Replace?

O'Connor: Es handelt sich um einen sofortigen Ersatz - den Kartenschreiber abnehmen, den PPR anbringen, die Sensoren anschließen und dann die Bediener ein wenig darin schulen, wie man die Tasten drückt, da jetzt alles digital ist.

Kauffman: Eines der Dinge, die ich an dieser Sache sexy fand, weil Veränderungen so schwierig sind, ist, wie gut ihr es geschafft habt, eine Transferbox einzurichten, in der die Nutzer ihre alten und neuen Prozesse parallel laufen lassen können. Vertrauen, aber nachprüfen, richtig? Besonders bei der Lebensmittelsicherheit muss man es wissen.

O'Connor: Viele Unternehmen sagen: 'OK, ich werde meinen Papierschreiber betreiben, aber ich werde üben, ich werde trainieren, und dann werden wir das hier parallel dazu betreiben'. Wir haben also einen Umschalter, einen Umschaltkasten, und den können wir dazwischen schalten. Sie können also alle Informationen vom Papierschreiber abrufen, aber dies ist immer noch der Hauptreporter. Sie können auch die Informationen, die wir auf dem digitalen Rekorder sehen, umschalten, so dass sie damit trainieren und spielen können.

• PFW: Die Legendary-Cloud-Software geht Hand in Hand mit dem PPR, richtig? Haben Ihre Kunden Bedenken bezüglich der Informationen, die in der Cloud gespeichert sind?

Kauffman: Wir haben die Kritik schon seit Jahren gehört. Die Betriebe bereiten sich auf das IoT [Internet der Dinge] vor; sie wissen, dass es kommen wird. Aber wir hören seit Jahren die Gegenreaktion: "Nein, kein Zugang. Keine Cloud. Nein, nicht in unserem Werk. Auf keinen Fall.'

PPR kontrolliert alles; die Cloud ist lediglich der Speicher für Bilder. Sie hat keinen Zugriff auf die Daten, sie hat nicht die Möglichkeit, das System zu ändern, sie hat nicht die Möglichkeit, irgendetwas davon zu tun.

• PFW: Sind die Kunden offener als früher, wenn es um Cloud-Speicher geht?

Collins: Es kann sein, dass es einen gewissen Widerstand gegen die Cloud gibt, aber der kommt in der Regel nicht von der IT-Abteilung. Das kommt von den Betreibern und dem Betriebsleiter. Aber sobald man die IT-Abteilung erreicht, ist das ein anderes Thema, weil sie die Datenintegrität und die Sicherheit dieser Standorte verstehen. An diesem Punkt wird es dann weniger problematisch.

• PFW: Gibt es bestimmte Branchen, die PPR mehr brauchen als andere?

Kauffman: Ganz einfach: Wenn Sie Papierkarten verwenden, sind Sie ein Kandidat dafür. Hier geht es um Lebensmittelsicherheit und Produktqualität. Leider ist niemand vor dem Risiko eines Rückrufs gefeit. Und Sie müssen in der Lage sein, Ihre Prozesse zu überprüfen und sogar herauszufinden, was passiert ist, wann es passiert ist und welche Chargen betroffen waren. Es gibt also niemanden, der diese Diagramme heute verwendet und sich nicht um Lebensmittelsicherheit und -qualität sorgt.

O'Connor: Der digitale Workflow ist eine der wichtigsten Funktionen bei der Verwendung von PPR und Legendary Software. Auf diese Weise können die Benutzer den Genehmigungsprozess in ihren Betrieben durchführen. Ein digitaler Arbeitsablauf ist das Herzstück der PPR-Software. Alles, was die Betriebe bisher manuell mit einem Papierschreiber gemacht haben, machen wir jetzt mit einem digitalen Schreiber und mehr.

Kauffman: Das ist wirklich der Punkt, an dem die Veränderung weniger schwierig wird. Denn Sie machen ja nichts anderes. Sie sammeln immer noch dieselben Daten und führen denselben Prozess durch. All diese Dinge sind gleich geblieben. Sie werden immer noch ein Diagramm beschriften, nur auf eine bessere und sicherere Weise.